Pada 20-22 November 2024, Poltekkes Kemenkes Denpasar melaksanakan Pemusnahan Arsip Tahap II di ruang rapat Jurusan Teknologi Medis. Kegiatan ini menjadi bagian penting dalam pengelolaan arsip yang efisien dan terstruktur, bertujuan untuk memastikan hanya arsip yang bernilai yang tersisa.
Pemusnahan arsip di Poltekkes Kemenkes Denpasar bukan sekadar proses administratif. Sebelumnya, pada 18 Januari 2024, tahap pertama pemusnahan telah dilaksanakan dengan menghancurkan 21.078 berkas arsip dari tahun 2002 hingga 2019. Arsip-arsip tersebut telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna, baik primer maupun sekunder. Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya untuk merapikan pengelolaan data dan memastikan arsip yang tersisa relevan dan bermanfaat.
Dr. Sri Rahayu, S.Tr.Keb., S.Kep. Ners., M.Kes., Direktur Poltekkes Kemenkes Denpasar, menyampaikan bahwa pemusnahan arsip ini sangat penting untuk efisiensi pengelolaan administrasi. “Dengan pemusnahan arsip yang tepat, kita dapat fokus pada arsip yang benar-benar dibutuhkan,” ujarnya. Pemusnahan Arsip Tahap II pada 21 November 2025, dilakukan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah habis masa retensinya sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Penilaian arsip yang akan dimusnahkan dilakukan pada 17-19 Januari 2024, dan rekomendasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) diterbitkan pada 26 Februari 2024. Sebanyak 4.911 berkas arsip tahun 2006-2018 yang meliputi substansi Akademik, Kepegawaian, dan Komisi Etik, dipilih untuk dimusnahkan. Khairunnisah, SKM, MKM, Arsiparis Ahli Madya Sesditjen Nakes Kemenkes RI, menekankan bahwa penilaian arsip harus dilakukan dengan teliti. “Hanya arsip yang benar-benar tidak relevan yang harus dimusnahkan,” katanya.
Selain meningkatkan efisiensi, pemusnahan arsip ini juga mengurangi penumpukan berkas yang tidak lagi dibutuhkan. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa ruang penyimpanan arsip tetap optimal dan pengelolaan administrasi berjalan lebih lancar.
Dr. Desak Made Wismarini, MKM, Arsiparis Ahli Utama Setjen Kemenkes RI, menyebutkan bahwa kegiatan ini juga menunjukkan komitmen terhadap akuntabilitas dalam pengelolaan arsip. Dengan pemusnahan arsip yang tepat, transparansi dan akuntabilitas pengelolaan administrasi akan semakin terjaga.
Kegiatan pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh Poltekkes Kemenkes Denpasar ini merupakan bagian dari komitmen mereka untuk terus memperbaiki sistem kearsipan. Dengan pemusnahan yang dilakukan secara sistematis dan sesuai pedoman yang berlaku, diharapkan pengelolaan arsip ke depannya akan semakin efisien. Kegiatan ini sekaligus meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang tertata, agar arsip yang tidak berguna tidak mengganggu kelancaran administrasi dan ruang penyimpanan yang tersedia.
Jl. Sanitasi No.1 Sidakarya, DenpasarTelp. (0361) 710447, Fax. (0361) 710448Email : [email protected]
